Connsys Externalizare IT | Servicii IT

Onsite sau Offsite? Avantaje, dezavantaje și costuri pe 5 ani

 

Acum ceva timp Camil vorbea despre ce înseamnă cloud și care sunt avantajele unei infrastructuri externalizate față de una in-house. Așa cum a promis la finalul acelui articol, îmi propun să vă prezint un studiu de caz care să vă ajute să înțelegeți mai bine care sunt costurile dar și implicațiile (tehnice sau nu) cu care vine fiecare soluție.

Vom analiza cazul unei case de avocatură care a investit cu aproximativ 7 ani în urmă într-o infrastructură IT de calitate, dar care, învechită, nu mai poate oferi stabilitatea și performanțele necesare. Astfel, se pune problema înlocuirii server-ului utilizat de această companie cu unul nou. Direcțiile în care poate merge compania de aici sunt:

  1. Achiziționează un server pe care îl găzduiește în sediul propriu.
  2. „Construiește” un cloud privat.
  3. Folosește diverse servicii cloud-based care să îi ofere funcționalitatea de care are nevoie.

 

Compania

Compania vizată este o firmă de avocatură cu aproximativ 30 de angajați. Aceștia fac uz de următoarele:

  • Un server ce rulează Microsoft Exchange (e-mail, partajare contacte, partajare evenimente calendar), dar care funcționează și ca server de fișiere.
  • O aplicație de gestiune a activității (instalată pe server-ul de mai sus), în acest caz KeyVision
  • Un print manager care ajută la contorizarea paginilor tipărite pentru fiecare client în parte
  • Un server FTP folosit la transferul fișierelor mari cu clienții, aplicație instalată tot pe server

 

Problemele companiei

Cum nicio soluție nu există fără să fie precedată de o problemă sau o necesitate, hai să ne uităm puțin la problemele pe care le are compania aceasta:

  • Server-ul actual este foarte vechi (~7 ani). Compania a schimbat mai multe componente ale acestuia de-a lungul timpului, deși acestea se obțin din ce în ce mai greu. Nu este nevoie să mai menționăm că toate componentele și-au depășit durata prevăzută de viață, riscul ca acestea să cedeze fiind crescut.
  • Sistemul de operare care rulează pe acest server este Windows Small Business Server 2003. Acesta a fost lansat la data de 24 aprilie 2003, deci acum 12 ani. Pe lângă faptul că este un sistem învechit, acesta nici nu va mai beneficia în curând de update-uri pentru niciuna din componentele sale. Ultimii ani ne-au învățat tot mai mult importanța securității sistemelor informatice. Amenințări cum ar fi vulnerabilitățile Heartbleed și Freak sau diversele tipuri de ransomware (viruși care criptează fișierele de pe calculatorul infectat și apoi cer bani pentru decriptarea lor) au cauzat probleme foarte mari celor prinși nepregătiți. Astfel, utilizarea unui sistem de operare care nici măcar nu mai beneficiază de suport și update-uri din partea producătorului ar constitui un risc mare de securitate, mai ales pentru o firmă de avocatură.
  • Server-ul de mail se blochează des sau dă blue screen-uri. Activitatea companiei este îngreunată de acest lucru, mai ales că repornirea acestuia durează în jur de 30 de minute, timp în care angajații nu pot lucra.
  • Server-ul de fișiere funcționează corect, însă spațiul disponibil pe acesta este din ce în ce mai mic, lucru cauzat de fișierele care se tot acumulează. Va fi probabil necesar un upgrade.
  • Server-ul FTP (protocol fără prea mari pretenții în ceea ce privește securitatea) este găzduit de aceeași mașină care ține fișierele interne ale companiei. Astfel, compromiterea acestuia s-ar putea solda cu o scurgere foarte gravă de informații.
  • Neavând spațiul în care să organizeze o cameră tehnică așa cum ar trebui, clientul ține server-ul într-un birou cu rol multiplu, pe o masă, lângă un expresor de cafea.

În această situație, management-ul companiei încearcă să găsească o soluție care să acopere toate problemele și să le garanteze o funcționare corespunzătoare pe viitor.

 

Servicii necesare

Din primele patru puncte de mai sus probabil că ați tras deja concluzia că server-ul trebuie schimbat. Noul server sau mai bine zis noul set de servicii trebuie să conțină:

  • O soluție Microsoft Exchange
  • O soluție de partajare a fișierelor în cadrul companiei, cât și cu clienții acesteia
  • Aplicația KeyVision

 

Soluții posibile

Oricare dintre cele trei servicii-cheie poate fi găzduit atât onsite, pe un server privat sau în cloud. Realist vorbind, destul de rar se întâmplă ca o companie să folosească strict numai soluții dintr-o categorie (numai onsite, numai cloud etc.) Din acest motiv, mi se pare mai relevant să analizăm soluțiile individuale. 

 

Onsite

Private cloud

Cloud

MS Exchange

Instalat pe server propriu

Server în datacenter

Office 365

Partajare fișiere

Pe server propriu

Server în datacenter

Office 365 (OneDrive)

KeyVision

Instalat pe server propriu

Instalat pe server (datacenter)

Serviciu online


Soluții onsite

Presupun invariabil prezența unui server în sediul clientului. Server-ul are nevoie de:

  • Alimentare cu curent electric (și măsuri de protecție la supratensiune, precum și alimentare în cazul unei pene de curent)
  • Spațiu special amenajat, cu soluție de răcire (server room)
  • Întreținere atât software cât și hardware

 

Principalele avantaje sunt:
  • Întregul echipament este sub controlul clientului
  • După investiția inițială mai sunt necesare doar sume lunare relativ modice pentru administrare și întreținere
  • Rata de transfer (viteza cu care calculatoarele utilizatorilor și server-ul comunică) este optimă, fiind toate în aceeași rețea

 

Principalele dezavantaje:

  • Investiție inițială mare
  • Pentru funcționare și fiabilitate optime necesită un spațiu special amenajat, de asemenea costisitor
  • Poate implica diverse cheltuieli de reparații / întreținere
  • Costul utilităților (curent electric în special) nu este de neglijat
  • Odată achiziționat, server-ul va avea o valoare mai mică dacă nu mai aveți nevoie de el și doriți să-l vindeți.
  • Upgrade-urile le veți plăti la fel cum ați plătit și server-ul, sub forma unei investiții one-time de obicei deloc neglijabile. 

Echipament / serviciu

Controlat de

Hardware

Client

Licențe software

Client

Sistem de operare

Client

Spațiu găzduire

Client

Curent electric

Client

Aer condiționat

Client

Aplicații / Servicii

Client

Conturi și configurări

Client

 

Soluții private cloud

Server-ul nu mai este găzduit onsite, dar controlul exercitat asupra acestuia este la fel de mare. Mai precis, se apelează la un furnizor care oferă infrastructura, clientul urmând a „construi” mai departe sistemul de care are nevoie.

Principalele avantaje sunt:

  • Un terț se ocupă de hardware, spațiul de găzduire, alimentarea electrică și sistemul de răcire , contra unei sume lunare. Acest lucru presupune:
    • Un management mai facil
    • Înlăturarea necesității organizării unui spațiu dedicat server-ului
    • Înlăturarea necesității asigurării alimentării cu energie electrică a acestor echipamente și a sistemului de răcire
    • Costurile de achiziție a server-ului și de organizare a camerei tehnice (investiții inițiale mari) sunt înlocuite de sume facturate lunar.
    • Găzduirea server-ului se face într-un datacenter specializat, acest lucru asigurând condiții cel mai probabil mai bune de funcționare decât ar fi putut oferi camera tehnică a clientului.
    • Securitate îmbunătățită împotriva furtului sau a dezastrelor naturale.
    • Clientul deține în continuare control complet asupra soluției.
    • Dacă peste câteva luni decideți că nu mai aveți nevoie de server, puteți pur și simplu renunța la servicii. Atenție însă, majoritatea furnizorilor de găzduire în datacenter semnează contractele pe o perioadă minimă determinată.
      • Un pont: Puteți obține o reducere a acestei perioade în cazul în care colaborați cu un furnizor de servicii IT care se află în parteneriat cu un datacenter.
      • Upgrade-urile vin tot ca servicii, deci sunt plătite lunar.

 

Principalele dezavantaje sunt:

  • Se înlătură investiția inițială mare și costurile lunare de alimentare cu energie electrică, însă se înlocuiesc cu alte costuri lunare.
  • Este nevoie în continuare de servicii de administrare a serverelor.
  • Rata de transfer între PC-urile angajaților și server scade – server-ul este acum în alt loc, de multe ori în alt oraș, așa că dacă plănuiți să găzduiți pe acesta planuri AutoCAD, poze, filmări sau rapoarte în format PDF de mari dimensiuni va trebui să vă înarmați cu răbdare.
  • O factură neplătită la timp atrage după sine sistarea serviciilor.
 

Echipament / serviciu

Controlat de

Hardware

Furnizor

Licențe software

Client

Sistem de operare

Client

Spațiu găzduire

Furnizor

Curent electric

Furnizor

Aer condiționat

Furnizor

Aplicații / Servicii

Client

Conturi și configurări

Client


Soluții cloud

În cazul soluțiilor cloud furnizorul oferă toate soluțiile sub formă de servicii. De exemplu, în cazul Microsoft Exchange, atât în cazul soluției onsite cât și a celei de private cloud, clientul trebuie să aibă un administrator de sistem (sau să apeleze la serviciile unei companii de externalizare) care să administreze Microsoft Exchange. Acest lucru presupune, în cazul unui IT intern, o anumită pregătire, iar în cazul unei companii de externalizare niște costuri suplimentare. În cazul în care se alege varianta cloud (Exchange Online sau pachetul mai cuprinzător, Office 365) aceste necesități de administrare dispar, serverele care țin aceste servicii fiind administrate de personalul Microsoft.

Clientului îi rămâne în acest caz doar responsabilitatea de a administra conturile de utilizatori, permisiunile pe diverse foldere, lucruri care se pot face (până la un anumit nivel) dintr-o interfață web prietenoasă și într-o anumită măsură mai ușor de folosit decât Facebook. Desigur, pentru funcțiile avansate va fi în continuare nevoie de un administrator capabil.

Acest confort nu vine însă fără niște limitări: nu mai avem atât de mare control asupra soluțiilor iar, ca și în cazul soluțiilor private cloud, neplata facturilor aduce cu sine sistarea serviciilor, lăsându-ne în imposibilitatea de a funcționa. 

Echipament / serviciu

Controlat de

Hardware

Furnizor

Licențe software

Furnizor

Sistem de operare

Furnizor

Spațiu găzduire

Furnizor

Curent electric

Furnizor

Aer condiționat

Furnizor

Aplicații / Servicii

Furnizor

Conturi și configurări

Client

 

Principalele avantaje sunt:

  • De hardware, spațiul de găzduire, alimentarea electrică și sistemul de răcire, administrarea sistemului de operare și a software-ului se ocupă un terț, contra unei sume lunare. Acest lucru presupune:
    • Un management mai facil
    • Înlăturarea necesității organizării unui spațiu dedicat server-ului
    • Înlăturarea necesității asigurării alimentării cu energie electrică a acestor echipamente și a sistemului de răcire
    • Înlăturarea costurilor de administrare a sistemului de operare și al soft-ului din spatele soluției
    • Costurile de achiziție a server-ului și de organizare a camerei tehnice (investiții inițiale mari) sunt înlocuite de sume facturate lunar.
    • Clientului i se prezintă direct serviciile, nefiind nevoie să aibă de-a face cu challenge-urile pe care le presupune administrarea lor.
    • Securitate îmbunătățită împotriva furtului sau a dezastrelor naturale.
    • Dacă peste câteva luni decideți că nu mai aveți nevoie de server, puteți pur și simplu renunța la servicii. Atenție însă, termenii contractuali în baza cărora se poate face renunțarea la servicii variază.
    • Acces la cele mai noi versiuni ale software-urilor. 

 

Principalele dezavantaje sunt:

  • Se înlătură investiția inițială mare și costurile lunare de alimentare cu energie electrică, însă se înlocuiesc cu alte costuri lunare.
  • Rata de transfer între PC-urile angajaților și server scade – server-ul este acum în alt loc, de multe ori în alt oraș, așa că dacă plănuiți să găzduiți pe acesta planuri AutoCAD, poze, filmări sau rapoarte în format PDF de mari dimensiuni va trebui să vă înarmați cu răbdare.
  • O factură neplătită la timp atrage după sine sistarea serviciilor.

 

 

Comparație de costuri

Revenind însă la clientul nostru, hai să vedem ce ar presupune, din punct de vedere al costurilor, combinațiile cele mai uzuale între aceste soluții. Înainte de toate însă, câteva lucruri de care ar trebui să țineți cont când citiți ce a mai rămas din acest articol:

  • Am omis intenționat să introducem KeyVision în calculul de costuri, pentru simplul motiv că lucrurile s-ar fi complicat prea tare. Pe cei interesați de această soluție îi îndemn călduros să discute direct cu producătorul sau să creeze un cont de trial pe site-ul http://www.keyvision.eu/ro/ .
  • Nu am inclus costurile de administrare pentru diversele soluții pentru că tarifele practicate de companiile de outsourcing de pe piața românească variază destul de mult. Pentru o ofertă în acest sens vă îndemn către site-ul http://connsys.ro/ .
  • Echipamentele pe baza cărora s-au făcut estimările sunt undeva în zona de buget a clasei high-end. Serverele luate în considerare sunt servere HP din clasa ML.
  • Puteți afla mai multe detalii despre cum s-a făcut calculul și ajusta estimările pentru propria companie descărcând un fișier Excel pe care îl vom alătura zilele următoare acestui articol.
  • Se presupune că există deja o cablare structurată în sediu și că sunt instalate deja echipamente de rețea decente (până la urmă rețeaua este deja funcțională). 

Exchange și FS Onsite

Costuri one-time

Costuri hardware

Server

2700

4350

8304,12

One-time

Rack

600

Aer Condiționat

300

Podea antistatică (linoleum antistatic)

150

UPS

600

Costuri licențe

Windows 2012 R2 Std

662

3654,12

Licență Exchange

530,92

Licențe CAL Windows 2012 R2 Std

937,5

Licențe CAL MS Exchange

1523,7

Costuri manoperă

Organizare server room

300

300

Costuri recurente

Costuri lunare

Consum curent server

34,56

103,872

1246,464

Pe an (primii ani)

Consum curent AC

69,312

Costuri anuale

Estimare reparații (după 2 ani)

270

270

1516,464

Pe an (următorii ani)

 

 

Exchange și FS în Datacenter

Costuri one-time

Costuri licențe

Windows 2012 R2 Std

662

3654,12

3654,12

One-time

Licență Exchange

530,92

Licențe CAL Windows 2012 R2 Std

937,5

Licențe CAL MS Exchange

1523,7

Costuri recurente

Costuri închiriere server în datacenter

225

225

2700

Pe an (toți anii)

 

 

Office 365 + FS Onsite

Costuri one-time

Costuri hardware

Server

597

2247

4146,5

One-time

Rack

600

Aer Condiționat

300

Podea antistatică (linoleum antistatic)

150

UPS

600

Costuri manoperă

Organizare server room

300

300

Costuri licențe

Windows 2012 R2 Std

662

1599,5

Licențe CAL Windows 2012 R2 Std

937,5

Costuri recurente

Costuri lunare

Consum curent server

34,56

103,872

2535,264

Pe an (primii ani)

Consum curent AC

69,312

Costuri anuale

Estimare reparații (după 2 ani)

216

216

2751,264

Pe an (următorii ani)

Office 365

1288,8

1288,8

 

 

Office 365 + FS în Datacenter

Costuri one-time

Costuri licențe

Windows 2012 R2 Std

662

1599,5

1599,5

One-time

Licențe CAL Windows 2012 R2 Std

937,5

Costuri recurente

Costuri lunare

Costuri închiriere server în datacenter

161

161

3220,8

Pe an (toți anii)

Costuri anuale

Office 365

1288,8

1288,8

 

După cum puteți observa, cea mai costisitoare soluție din punctul de vedere al investiției inițiale este cea în care clientul nostru organizează un server room și ține server-ul, cu toate serviciile, în sediul propriu. Aceasta se bucură de cheltuieli anuale mai mici, care cresc însă în ultimii ani din cauza defecțiunilor. Cea mai mică investiție inițială se va face în cazul în care ținem mail-urile pe Exchange Online / Office 365, iar fișierele și aplicațiile pe un file server închiriat în datacenter.

Să vedem însă cum progresează investiția noastră pe parcursul anilor: 

Cheltuieli totale 

Dacă soluția cu toate serverele onsite este inițial cea mai scumpă, după o perioadă de patru ani investiția totală – făcând abstracție de costurile de administrare – va fi mai mică. Beneficiile însă sunt și ele reduse, iar după încă un an deja suntem nevoiți să achiziționăm o soluție nouă, la fel de costisitoare.

Celelalte trei soluții însă ne vor permite să rămânem la curent cu tehnologia mult mai ușor și spre finalul perioadei de cinci ani ajung din ce în ce mai aproapiate ca investiție totală. De departe cea mai flexibilă este Office 365 + FS în Datacenter, deoarece serviciile de e-mail vor fi întotdeauna găzduite pe o platformă la zi cu ultimele inovații, iar pentru upgrade-ul server-ului de fișiere la noua versiune de Windows Server va trebui să plătim doar licențențele. 

Cheltuieli anuale 

În funcție de nevoile pe care le aveți legate de controlul asupra soluției, distribuirea costurilor pe parcursul unei perioade mai lungi de timp și nu în ultimul rând variantele pe care le aveți de a îmbunătăți soluția existentă, cel mai probabil veți înclina spre una din cele patru soluții propuse.

Deși sper că articolul de față v-a ajutat să vă faceți o idee despre ce presupune fiecare dintre ele, în viitorul nu atât de depărtat la acesta se va adăuga un quiz care vă va ajuta să stabiliți ce vi se potrivește mai bine.

Până atunci (dar și după), dacă aveți orice întrebare mă puteți contacta trimițând un e-mail către eugen.s@connsys.ro


Inapoi

Share daca ti-a placut acest articol



Abonează-te la newsletter

Posted by: eugen.sechel
Articol scris de

Eugen Sechel

Senior System Administrator

Eugen face parte din echipa fondatoare Connsys si este primul angajat in firma. In cei peste 8 ani de activitate a implementat solutii pentru toti clientii Connsys, a colaborat cu departamente IT ale unor companii multinationale pentru a rezolva probleme complexe si a invatat sa vada solutii si oportunitati acolo unde altii nu vedeau iesire. In prezent este Senior Sysadmin si Partener.